Як створити електронний документообіг в системі управління охороною праці?

В умовах війни особливого значення для роботодавців набувають нові  інструменти, що дають можливість, у тому числі, віддалено ухвалювати необхідні рішення з урахуванням тих викликів, які перед бізнесом ставить російська агресія та пов’язані з нею обмеження.

Аналіз стану застосування “Порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці” на підприємствах свідчить, що роботодавці недостатньо поінформовані про свої нові можливості.

Наказ Міністерства економіки України «Про затвердження Порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці» від 28.10.2021 № 839-21 визначає основні вимоги щодо впровадження електронного документообігу, створення та використання якого передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці.

Відповідно до пункту 5 Порядку у випадках, коли відносно документів, віднесених до Переліку документів, ведення яких передбачається у електронній формі, передбачено проставлення особистого підпису визначеної НПАОП особи, накладається електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису такої особи.

Тобто, допускається  використовувати безкоштовні КЕПи з особистою інформацією співробітника, без прив`язки до роботодавця.

З метою консультаційної підтримки роботодавців, Держпраці розроблено пам’ятку «Як створити електронний документообіг в системі управління охороною праці».

У пам’ятці зрозумілою мовою викладені основні аспекти щодо:

-переваг електронного документообігу;

-алгоритму дій роботодавця у разі прийняття рішення з його впровадження;

-обов’язків роботодавця.

Ознайомитись з пам’яткою можна на інформаційному порталі Держпраці (https://pratsia.in.ua) в рубриці «Рекомендації: Як працювати безпечно».

Разом з цим, конкретні відповіді на запитання та практичні консультації для впровадження можуть бути більш дієві. Держпраці має певний досвід із співпраці з компаніями щодо впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці. Форма взаємодії не обмежена у виборі інструментів.

З метою консультаційної підтримки роботодавців, Держпраці пропонує безоплатну методичну допомогу щодо впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці.