ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
до проєкту наказу Міністерства економіки, довкілля та сільського господарства України “Про внесення Змін до наказу Міністерства економіки України від 28 жовтня 2021 року № 839-21”

1. Мета
Проєкт наказу Міністерства економіки, довкілля та сільського господарства України “Про внесення Змін до наказу Міністерства економіки України від                   28 жовтня 2021 року № 839-21” (далі – проєкт акта), розроблений з метою осучаснення організації роботи з ведення кадрового діловодства та удосконалення механізму використання електронних документів у сфері трудових відносин,                 у тому числі з питань охорони праці, приведення положень Порядку                                у відповідність до сучасних вимог законодавства про працю, цифрової трансформації та європейських підходів до організації кадрової документації.

2. Обґрунтування необхідності прийняття акта
Нормами частини третьої статті 29 Кодексу законів про працю України передбачена можливість ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін також можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника.
Згідно з частиною другою статті 7 Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень                   та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником. 
У сучасних умовах цифровізації та зростання значення віддаленої роботи використання електронних документів у сфері трудових відносин набуває особливої актуальності. Це сприяє:
підвищенню прозорості кадрових процедур;
забезпеченню швидкого та безпечного доступу працівників до необхідних документів;
зменшенню витрат часу та ресурсів на паперовий документообіг;
гармонізації національних практик з європейськими стандартами.
Разом з тим, чинний Порядок впровадження електронного документообігу обмежував сферу свого застосування лише системою управління охороною праці. Це створювало правові та практичні розбіжності у роботі підприємств. Запропоновані зміни поширюють дію Порядку на сферу трудових відносин загалом, уточнюють вимоги до організації електронного документообігу                       та узгоджують їх із чинним законодавством.

3. Основні положення проєкту акта
Проєктом акта передбачено:
заміну у тексті Порядку формулювання “в системі управління охороною праці” на “у сфері трудових відносин”;
уточнення термінології щодо організації електронного документообігу документів, які передбачені законодавством про працю;
закріплення можливості створення копії електронного документа у випадках, визначених законодавством;
забезпечення реалізації повноважень органів державного нагляду щодо доступу до електронних документів;
приведення у відповідність термінів (“визначеної законодавством особи” замість “визначеної НПАОП особи”).

4. Правові аспекти
Правовими підставами для розроблення проєкту акта є:
Кодекс законів про працю України;
Закон України “Про охорону праці”;
Закон України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”;
Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг”;
Закон України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”;
постанова Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 459                  “Про затвердження Положення про Міністерство економіки України”;
наказ Міністерства економіки України від 28 жовтня 2021 року № 839-21 “Про внесення змін до Порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці”, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2021 року за № 1488/37110.

5. Фінансово-економічне обґрунтування
Реалізація проєкту акта не потребує додаткових витрат з державного                     чи місцевих бюджетів.

6. Позиція заінтересованих сторін
Проєкт акта не потребує забезпечення участі громадськості у формуванні              та реалізації державної політики та проведення відповідних публічних консультацій.
Проєкт акта не стосується сфери наукової та науково-технічної діяльності           та не потребує розгляду Науковим комітетом Національної ради з питань розвитку науки і технологій.

7. Оцінка відповідності
Проєкт акта не стосується зобов’язань України у сфері європейської інтеграції; прав та свобод, гарантованих Конвенцією про захист прав людини            і основоположних свобод; не впливає на забезпечення рівних прав                                  та можливостей жінок і чоловіків; не містить ризиків вчинення корупційних правопорушень та правопорушень, пов’язаних з корупцією; не створює підстав для дискримінації та не потребує проведення громадської антикорупційної, громадської антидискримінаційної та громадської гендерно-правової експертизи.

8. Прогноз результатів
Реалізація проєкту акта забезпечить:
поширення електронного документообігу на всю сферу трудових відносин;
підвищення ефективності кадрових процесів та зручності для працівників                і роботодавців;
удосконалення процедури організації електронного документообігу відповідно до вимог законодавства;
зміцнення правових гарантій працівників шляхом забезпечення їх доступу   до електронних документів.

Міністр економіки, довкілля 
та сільського господарства України                                        Олексій СОБОЛЕВ
___ ___________ 2025 р.